Excel ve servis takibi
Excel ile oto servis takibi nasıl yapılır, nerede yetersiz kalır?
Birçok tamirhane servis kayıtlarını Excel'de tutarak başlar. Bu iyi bir ilk adımdır, ama düzensiz kurulan tablo birkaç ay içinde aranamaz hâle gelir. Bu rehber, Excel'de servis takibini düzenli kurmanın yolunu ve ne zaman bir servis takip programına geçmenin daha ucuza geldiğini anlatır.
Kısa tanım
Excel'de servis takibi hangi düzende tutulmalı?
Tek bir geniş tablo yerine dört ayrı sayfa kurmak aramayı kolaylaştırır: müşteri bilgileri, plakaya bağlı araçlar, her geliş için ayrı bir servis satırı ve alınan ödemeler. Servis satırında tarih, plaka, kilometre, yapılan işlem, parça ve işçilik tutarı ile toplam bulunur; tahsilat sayfası aynı servis numarasına bağlanır ki kalan borç hesaplanabilsin.
Dört temel sütun grubu
Excel'de servis takibini düzenli tutmak için neler gerekir?
Her servis ayrı numara alır
Servis kaydına benzersiz bir numara verin; tahsilat satırı bu numarayı yazarak hangi işe ait olduğunu belli etsin. Numarasız satırlar birkaç ay sonra karışır.
- Servis numarası
- Tarih
- Plaka
Plaka tek biçimde yazılır
34ABC123, 34 ABC 123 ve 34-abc-123 Excel'de farklı kayıtlardır. Plakayı boşluklu ve büyük harfle yazmak, filtre ve aramanın doğru çalışması için en önemli kuraldır.
- Büyük harf
- Aynı boşluk düzeni
- Sütun doğrulama listesi
Kalan borç formülle hesaplanır
Toplam tutardan tahsilat sayfasındaki toplamı çıkaran bir formül kurulabilir. Formülü elle bozmamak için tahsilatı ayrı sayfada tutmak gerekir.
- Servis toplamı
- Tahsilat toplamı
- Kalan bakiye
Yedek alınır
Excel dosyası bilgisayarda tek kopya durursa bozulma veya silinme tüm geçmişi götürür. Düzenli yedek almadan Excel'e güvenmeyin.
- Haftalık kopya
- Ayrı bir yerde saklama
- Dosya sürümü
Geçiş zamanı
Excel'den servis takip programına geçmenin dört işareti
- 1
Plakayı yazınca geçmiş açılmıyorsa
Aynı aracın önceki servislerini bulmak için dört sayfayı elle taramak zorunda kalıyorsanız zaman kaybediyorsunuz.
- 2
Alacak takibi defter ve Excel arasında bölünmüşse
Kimin ne kadar borcu olduğunu tek yerden göremiyorsanız tahsilat unutulur.
- 3
Stok hesabı tutulamıyorsa
Servise girilen parçanın stoktan düşmesini Excel kendiliğinden yapmaz; sayım ve kayıt ayrı ayrı elle yürür.
- 4
Birden fazla kişi aynı dosyayı kullanıyorsa
Aynı dosyayı iki kişi değiştirince bir kayıt diğerini ezebilir; çakışmalar fark edilmeden kalır.
UstaPilot'ta durum
Excel yerine UstaPilot ne sağlar?
UstaPilot'ta müşteri, araç, servis kaydı, tahsilat ve stok birbirine bağlıdır: plakayı yazınca aracın geçmişi, parçaları ve ödemeleri birlikte açılır; servise stoktan eklenen parça stoktan düşer. UstaPilot şu anda Excel'den toplu içe aktarma yapmaz; geçerken müşteri ve araçları tek tek veya servis kaydı açarken eklersiniz, eski veresiye alacaklarınızı başlangıç kaydı olarak girebilirsiniz. Ücretsiz başlanır.
Sık sorulanlar
Excel ile servis takibi hakkında kısa yanıtlar
Excel oto servis takibi için yeterli mi?
Az sayıda araçla başlangıçta yeterli olabilir. Servis sayısı artınca plakayla geçmiş bulmak, alacak takibi ve stok düşümü Excel'de elle yürüdüğü için hata ve zaman kaybı büyür.
Excel'de plakaya göre servis geçmişi nasıl bulunur?
Servis sayfasında plaka sütununa filtre koyup plakayı seçersiniz. Bunun çalışması için plakanın her satırda aynı biçimde yazılmış olması gerekir.
Excel'deki kayıtlarımı UstaPilot'a aktarabilir miyim?
Şu anda toplu içe aktarma yoktur. Müşteri ve araçlarınızı tek tek eklersiniz; açık veresiye alacaklarınızı başlangıç kaydı olarak girebilirsiniz.
Excel ile program arasındaki en büyük fark nedir?
Kayıtların birbirine bağlı olması. Programda plakayı yazınca araç, servis, parça ve tahsilat tek ekranda gelir; Excel'de bunları sayfalar arasında elle eşleştirirsiniz.
Kurulum ve kart bilgisi gerekmez
UstaPilot'u bugün deneyin
Tarayıcınızdan ücretsiz hesap açın; müşteri, araç ve ilk servis kaydınızı telefonunuzdan ekleyin.